الترويسة
ضعوا التفاصيل المرجعية في الأعلى كي يتمكن فريق المالية لدى العميل من ربط التغيير بالاتفاقية الأصلية.
- طلب التغيير رقم [CR-001]
- المشروع: [اسم المشروع]
- العميل: [شركة العميل]، عناية [جهة الاتصال لدى العميل]
- الوكالة: [اسم الوكالة]
- الاتفاقية الأصلية: [اسم العرض أو بيان نطاق العمل]، موقّعة في [التاريخ]
- تاريخ الطلب: [التاريخ الذي طلب فيه العميل]
- تاريخ طلب التغيير هذا: [تاريخ اليوم]
ما طلبتموه
استخدموا كلمات العميل نفسها. فهذا يُظهر أنكم أصغيتم، ويزيل أي شك في من طلب ماذا.
- الطلب: «[كلمات العميل، كما قيلت أو كُتبت]»
- مقدّم الطلب: [الاسم]، في [التاريخ]، عبر [اجتماع أو بريد إلكتروني أو مكالمة]
لماذا يُعدّ تغييرًا
جملة واحدة محايدة تشير إلى النطاق، لا إلى شخص.
- يغطي [العرض أو بيان نطاق العمل] الموقّع [البند المعني، مثل اتجاهين للشعار بتصميم ثنائي الأبعاد]. أما [الطلب] فهو عمل جديد غير مشمول في ذلك النطاق.
ما سنسلّمه
صِفوا المُخرَج بالدقة نفسها التي وصفه بها النطاق الأصلي.
- المُخرَج: [ما سيُسلَّم بالضبط]
- الصيغة والمواصفات: [أنواع الملفات، والمقاسات، والنسخ]
- جولات المراجعة المشمولة: [العدد]
- غير مشمول: [ما يبقى خارج النطاق، مثل تحريك الشعار ثلاثي الأبعاد]
السعر والتوقيت
سعّروه بالساعات وسعركم، بالطريقة نفسها التي سعّرتم بها العمل الأصلي.
- الجهد المقدَّر: [الساعات] ساعة
- السعر بالساعة: [العملة وسعر الساعة من الاتفاقية]
- السعر: [الساعات × السعر] [العملة]، غير شامل الضرائب المطبّقة
- شروط الدفع: [مثلًا، يُفوتر عند الموافقة، ويستحق خلال 14 يومًا]
- التسليم: [التاريخ، أو عدد أيام العمل بعد الموافقة]
- الأثر على الجدول الزمني الحالي: [لا شيء، أو ما الذي يتغير وبأي قدر]
الموافقة
يبدأ العمل على هذا التغيير فور موافقتكم عليه كتابيًا. ويكفي رد على هذه الرسالة بكلمة «موافق»، ما لم تشترط اتفاقيتنا توقيعًا.
- وافق عليه: [الاسم، المسمى الوظيفي]
- التاريخ: [التاريخ]
- التوقيع، إن لزم: [التوقيع]
رسالة مرافقة يمكنكم لصقها
مرحبًا [الاسم الأول]، شكرًا على فكرة [الموضوع]. يسعدنا تنفيذها. وهي خارج ما وقّعنا عليه في [المشروع]، لذا إليكم طلب تغيير قصيرًا بالساعات والسعر. ردّوا بكلمة «موافق» وسنبدأ في [التاريخ]. وإن فضّلتم تأجيلها الآن، فلا بأس أيضًا: لن يتغير شيء في الخطة الحالية.
ليست استشارة قانونية
هذا القالب معلومات عامة، وليس استشارة قانونية أو ضريبية. فعقدكم هو ما يحدد كيفية اعتماد التغييرات وفوترتها، لذا راجعوه أولًا، واستشيروا محاميًا حين تكون المبالغ كبيرة.